Proteção dos dados em Itália
Proteja os dados dos seus hóspedes!
Abril 2025
A proteção de dados é um tema em destaque em todo o mundo. Esta é pertinente sempre que se torna necessária a recolha de informações pessoais, para garantir que estas estão protegidas e salvaguardadas.
Da mesma forma que, ao preencher o seu perfil num portal de reservas como a Holidu quer garantir que estes dados estão seguros, o mesmo acontece quando um hóspede lhe fornece as informações para a criação de um contrato de aluguer de férias.
Ao arrendar casas para férias torna-se fundamental compreender que a proteção de dados vai muito além das preocupações de anfitriões e hóspedes. Esta é uma questão regulada, que segue requisitos específicos pelo GDPR (General Data Protection Regulation), tendo ainda normas nacionais concretas. A proteção de dados pessoais em Itália deve, por isso, ser considerada pelos anfitriões que exploram o setor do alojamento local (AL) no país.
Neste artigo, apresentaremos as principais regulamentações que impactam os anfitriões, dizendo como pode tratar as informações dos hóspedes de forma segura e conforme os requisitos do GDPR e outros em vigor. Daremos ainda alguns conselhos sobre a implementação de boas práticas de privacidade de dados, para que possa construir uma relação de confiança com os hóspedes e proteger legalmente seu negócio.
Anfitriões: os essenciais sobre proteção de dados
Itália segue o regulamento de proteção de dados, tendo o decreto 101/2018 vindo ajustar a prática nacional ao da restante União Europeia (UE). Para garantir o cumprimento das normas, foi criada uma entidade responsável: a Autoridade Garante per la Protezione dei Dati Personali.
As responsabilidades inerentes a esta prática pretendem garantir que os dados pessoais fornecidos sejam tratados de forma transparente e segura.
Principais regulamentações de proteção de dados
Como referimos, a regulamentação europeia é a base da proteção de dados também em Itália. Conhecida como RGPD (EU 679/2016), esta regulamentação está em vigor desde maio de 2018 e apresenta as regras para a proteção de dados na UE, garantindo que as pessoas e entidades que recolhem dados pessoais o façam de forma legal e responsável.
Ainda que Itália tenha ajustado os regulamentos de privacidade a esta norma europeia, ele mantém, ainda, muitos aspetos presentes no prévio decreto legislativo 196/2003, correspondente ao Código de Proteção de Dados Pessoais, tendo apenas sido removidos os termos que geravam incompatibilidade com o RGPD.
Cabe, depois, à Autoridade Garante per la Protezione dei Dati Personali a supervisão para garantir que as normas estão a ser aplicadas.
Como as regulamentações impactam os anfitriões
As boas práticas na proteção de dados implicam, entre outras coisas, a obtenção do consentimento e a sua documentação na recolha dos dados, bem como a autorização para processar dados pessoais em Itália. Além disso, existe a obrigação de nomear um DPO (responsável pela proteção de dados) em situações nas quais a recolha de dados seja feita em grande escala.
Para quem gere uma atividade organizada, com Partita IVA, a manutenção dos registos atualizados com a documentação das operações relacionadas com o tratamento de dados é obrigatória.
Os anfitriões devem considerar que a lei prevê a aplicação de sanções em caso de incumprimento, às quais acrescem as coimas previstas no RGPD europeu, mantendo uma política de recolha, armazenamento e processamento de informações adequada.
Segurança e conformidade no tratamento de dados
Ao arrendar casas de férias, e para garantir a conformidade legal, é importante que:
- Limite a recolha de dados;
- Aposte na encriptação e segurança dos hóspedes;
- Considere as questões de acesso e partilha de informações.
1. Limitar a recolha de dados
A primeira preocupação do anfitrião para atuar conforme o tratamento de dados pessoais em Itália deve ser a de limitar ao mínimo fundamental a recolha de dados dos hóspedes.
Evidentemente, para que possa ser processada a reserva e realizado o contrato de aluguer de férias em Itália, deve sempre solicitar informações pertinentes, como o nome, o documento de identificação, a data de nascimento e os dados de pagamento. Outras informações, que lhe podem ser úteis para fins estatísticos ou ajuste de ofertas – como preferências pessoais ou limitações alimentares ou de saúde – poderão também ser solicitadas, sendo que, neste caso, o explicito consentimento para o tratamento dos dados terá de ser dado pelo hóspede.
- Aposte na encriptação
A informação fornecida pelo hóspede deve ser armazenada temporariamente e de forma a garantir a segurança dos dados, impedindo que sejam ilicitamente acedidos. A encriptação dos dados é, hoje, a forma mais segura de garantir a salvaguarda dos dados.
O anfitrião deve ainda considerar que, depois de utilizar os dados para a gestão da reserva e a emissão de faturas, estes deverão, idealmente, ser eliminados.
- Considere as questões de acesso e partilha de informações
Ao anunciar alojamento de férias sabe que terá de recolher dados pessoais de terceiros, sendo esta uma exigência para poder efetuar a reserva, o contrato e as faturas. Ainda que seja uma prática inerente ao setor do alojamento em Itália, é importante que compreenda a sensibilidade destas informações, limitando o acesso e a partilha das informações. No caso de pretender partilhar esta informação com outras entidades, é importante que tenha a autorização do hóspede para o fazer, definindo claramente e com transparência os termos do tratamento de dados.
Incumprimento: consequências práticas e legais
Além das coimas previstas pelo RGPG, que em casos severos podem atingir os 4% do volume de negócios anuais globais de uma empresa, a lei da privacidade é também bastante rígida com a aplicação de sanções em caso de incumprimento.
Assim, entre as consequências do incumprimento destas normas de segurança encontram-se sanções legais de ordem financeira e danos à reputação do anfitrião e do AL. Esta situação pode, assim, afetar a rentabilidade do negócio, levando à perda de confiança por parte dos hóspedes e à redução da taxa de ocupação.
5 dicas úteis na gestão dos dados
Para evitar situações de incumprimento e implementar as melhores práticas na recolha e tratamento das informações dos hóspedes em Itália deixamos 5 conselhos práticos:
- Peça o consentimento explícito e documentado antes de recolher dados pessoais;
- Garanta a segurança dos dados durante o armazenamento, com sistemas de encriptação;
- Limite ao máximo o número de pessoas com acesso aos dados fornecidos pelo hóspede (e peça consentimento no caso de pretender partilhá-los com terceiros);
- Elabore um documento com a política de privacidade, onde explane claramente e com transparência para que fins são usados os dados recolhidos e quais os meios/sistemas usados para a sua proteção;
- Não reserve os dados por mais tempo do que o necessário, excluindo-os de forma segura após utilização.
Em suma
A proteção de dados em Itália, como na restante UE, encontra-se regulada. As boas práticas são promovidas com base no regulamento de proteção de dados, sendo que existem pesadas coimas e sanções em caso de incumprimento.
Antes mesmo de anunciar o seu alojamento na Holidu ou no Airbnb, torna-se fundamental que considere estas questões, não só para sua proteção legal, como para que possa construir uma relação de confiança com os hóspedes.
A adoção de boas práticas de recolha, armazenamento e remoção de dados ajudará a proteger o hóspede e o seu negócio de alojamento de férias em Itália.