Processo de triagem de hóspedes para casas de férias

Agosto 2024

Os hóspedes indesejados podem ser um pesadelo para a sua casa de férias. Quer saber como impedi-los de vir antes de chegarem? Temos os pormenores sobre os procedimentos de seleção de hóspedes.

Todos nós já lemos histórias de terror sobre o que pode acontecer quando hóspedes indesejados decidem alugar o seu apartamento de férias. Festas selvagens, danos na propriedade, atividades ilegais e confrontos com a polícia são apenas alguns dos cenários de pesadelo que todos os proprietários de casas de férias querem evitar. Utilize as nossas dicas de seleção de hóspedes para evitar estas situações problemáticas.

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Triagem e seleção de hóspedes: por que é importante?

Quando um proprietário pensa “quero alugar a minha casa de férias”, existem muitos aspetos a considerar e algumas preocupações naturais. A preservação e proteção do imóvel e do seu recheio (incluindo móveis, equipamentos e decoração) poderá ser parte do que gera apreensão em quem se inicia no mercado do arrendamento de férias.

Uma vez tratados todos os procedimentos legais de registo e organização de um espaço de Alojamento Local (AL), é essencial que os anfitriões criem estratégias para a seleção de hóspedes para alugueres de férias, de forma a evitar problemas como a falta de pagamento, a destruição da propriedade ou situações incomodativas para a vizinhança.

Por um lado, anunciar casa de férias em portais como a Holidu será já uma ajuda no processo, dando acesso a avaliações que permitem uma triagem prévia dos visitantes. Ainda assim, nunca será demais conhecer as melhores dicas para seleção de hóspedes, para saber como identificar possíveis problemas e adotar medidas preventivas para garantir uma estadia positiva e segura para todos os envolvidos. 

Uma pergunta frequente dos anfitriões de casas de férias para aluguer de férias é como evitar maus hóspedes. Neste setor, estará a receber estranhos na sua casa durante períodos de férias, o que o deixa numa posição de alguma fragilidade. A triagem dos visitantes do seu alojamento torna-se, assim, crucial para que evite problemas e garanta uma boa experiência para si e para os hóspedes do AL.

Potenciais constrangimentos denunciados por gestores de espaços de alojamento temporário são:

• Hóspedes que não cumprem as normas estipuladas, fazendo barulho ou tendo ações que incomodam os vizinhos;
•  Viajantes que não cuidam devidamente da propriedade, causando danos na casa ou no seu conteúdo;
•  Furto de objetos ou utilitários da casa de férias;
•  Falta do pagamento devido.

Ainda que estas situações possam acontecer, um processo de seleção de hóspedes pode evitá-las, havendo a necessidade de realizar uma verificação de antecedentes e revisão de avaliações, tendo ainda atenção aos procedimentos legais que garantem a sua proteção enquanto proprietário do imóvel.

Como selecionar os hóspedes

O processo de seleção de hóspedes é fundamental e passa por vários processos, que contribuem para que possa verificar os antecedentes de quem pretende fazer a reserva, protegendo a sua casa de férias para alugar. Este processo passa por etapas como:

1.   Usar um portal online
2.   Estar atento às avaliações online
3.   Solicitar a documentação fundamental
4.   Gerir a comunicação com potenciais hóspedes

 1. Usar um portal online

Quando usa um site de aluguer de férias como a Holidu, que lhe permite também a reserva noutros conceituados portais de alojamento (como o Airbnb), terá acesso a um sistema que integra, em si mesmo, um bom sistema de verificação.

O processo de seleção de hóspedes Airbnb pode ser uma ajuda, não só por ter, em si mesmo, sistemas de verificação de identidade e antecedentes, mas por conter avaliações reais que relatam as experiências prévias de outros anfitriões com um determinado hóspede.

Nas políticas e termos destas plataformas, encontrará informação sobre os procedimentos automáticos que são aplicados na triagem prévia dos utilizadores inscritos na plataforma.   

2. Estar atento às avaliações online

A seleção de hóspedes nas casas de férias pode ser facilitada, como já referimos, pela avaliação do histórico dos utilizadores nas plataformas. Esta informação corresponde às experiências de outros anfitriões em visitas anteriores e poderá dar alguma perspetiva sobre o comportamento do hóspede, tratando-se de uma ferramenta muito útil para a triagem dos visitantes. Além disto, também pode fazer uma pesquisa com o nome dos hóspedes no Google ou nas redes sociais, para ter uma melhor noção de quem são e poder tomar uma decisão mais informada.

3. Solicitar a documentação fundamental

Ao alugar apartamento de férias deve sempre pedir uma cópia de um documento de identificação, que poderá ser o Cartão de Cidadão, no caso dos hóspedes portugueses, ou um passaporte para os visitantes estrangeiros.

Ter a documentação fundamental servirá para sua proteção, sendo que deve também informar o Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SEF) quando receber hóspedes de outras nacionalidades no seu AL. Na verdade, além de o proteger, isto garantirá que atua em conformidade com a lei em vigor.

Se quiser, poderá também pedir um certificado de registo criminal ao potencial hóspede, mas considere que a partilha deste documento não é obrigatória, pelo que a pessoa pode recusar-se a fornecê-lo.

4. Gerir a comunicação com potenciais hóspedes

Para selecionar hóspedes de aluguer de férias também será útil que mantenha abertos os canais de comunicação com os hóspedes.

Mensagens, e-mails prévios e até uma entrevista poderão fazer parte do processo, para que consiga fazer uma avaliação qualitativa das intenções do hóspede e do tipo de pessoa que solicita a reserva. Ainda que exista, evidentemente, uma margem de erro nesta troca de mensagens, ela poderá ser útil para, em alguns casos, identificar sinais de alarme.

Procedimentos legais que o protegem

Além dos processos descritos, que já servirão de ajuda na triagem dos hóspedes, pode ainda aproveitar alguns procedimentos legais que o ajudarão a selecionar os hóspedes para o seu AL.

Seguir os requisitos regulamentados

Quem não sabe exatamente como fazer uma seleção de hóspedes, deve considerar que existem normas em vigor, estipuladas justamente para permitir que o proprietário tenha uma experiência mais segura. Estas normas salvaguardam os seus direitos do anfitrião e também a segurança nacional.

Um proprietário de AL terá, por exemplo, de comunicar a estadia de hóspedes estrangeiros ao SEF, por via do seu website, tendo 3 dias úteis a partir do check-in para o fazer.

Contratualizar o processo

Existem processos que servem justamente para a proteção dos proprietários, implicando que este siga os passos ideais para o aluguer de férias. A criação de um inventário e a criação de um contrato de aluguer de férias é parte deste processo.

Ao exigir a assinatura de um contrato pode selecionar os seus hóspedes, garantindo que são aceites apenas aqueles que aceitarem assinar esta minuta e que se comprometam a cumprirem as normas.

Este contrato, bem como o inventário que o acompanha, servirá para o proteger em situações de incumprimento.

Dicas para garantir uma estadia segura e positiva

Agora que já sabe como fazer uma seleção de hóspedes, é importante que conheça os principais passos para garantir que identifica problemas e adota medidas preventivas. Afinal, ao arrendar apartamento de férias, são estes procedimentos que garantem uma estadia positiva e segura para todos os envolvidos. Recomendamos que:

• Faça a triagem dos hóspedes com base na análise do seu perfil, avaliações e solicitação de documentos; 
• Deixe claras as regras da casa e apresente um inventário detalhado dos seus conteúdos (mobiliário e equipamentos); 
• Faça um contrato de arrendamento de férias; 
• Siga as normas legais estipuladas para o AL; 
• Inclua sistemas de monitorização (incluindo alarmes, sistemas de controlo de acesso ou câmaras de segurança). Tenha em mente que os hóspedes precisam de estar informados de todos estes procedimentos, por questões de privacidade; 
• Inspecione regularmente a sua propriedade e permita as inspeções oficialmente previstas por lei; 
• Disponibilize o seu contacto para situações imprevistas ou de emergência; 
• Aproveite a triagem prévia e as soluções de segurança dos portais de arrendamento online; 
• Avalie os hóspedes, para ajudar outros anfitriões a terem dados úteis sobre os viajantes para estadias futuras, ajudando-os a evitar maus hóspedes Airbnb.

Resumindo

Uma das prioridades dos anfitriões de casas de férias é evitar problemas com hóspedes e, por isso mesmo, é importante conhecer as estratégias de verificação de antecedentes e seguir os procedimentos legais que contribuem para uma experiência mais segura. O uso de um portal de aluguer de férias não só será útil para o ajudar a divulgar o seu AL, como pode, através da sua triagem prévia e das avaliações dos utilizadores, ajudar neste processo de seleção.

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