E-mails para hóspedes: melhores dicas e exemplos

Agosto 2024

A comunicação é uma das componentes mais importantes da vida, já que é ela que nos permite a gestão e organização de cada momento, e que confere um toque pessoal e único a cada situação. Não é por acaso que, quando se trata de marketing, este elemento assume, também, um papel de relevo.

Quando uma pessoa se regista para gerir um Alojamento Local (AL), mais do que dizer “vou alugar a minha casa de férias”, está a dizer “vou contactar com pessoas de todo o mundo”. Nesse contacto, as comunicações são cruciais para garantir a gestão prática da estadia (em questões como check in, check out, transmissão de informações e imprevistos), mas também para dar um toque pessoal e único ao seu alojamento e melhorar a experiência dos hóspedes, tornando essa estadia única e especial.

Para os anfitriões que utilizam um site de aluguer de férias como a Holidu, através do qual os utilizadores poderão aceder a outros parceiros, como a Airbnb para fazerem as suas reservas, existe a hipótese de comunicação com os hóspedes através do espaço de mensagens da própria plataforma. 

Se quer saber como criar e-mails eficazes para os hóspedes no contexto de alojamentos de férias e quais as melhores práticas a incluir na comunicação antes, durante e após a estadia, este artigo foi pensado para si. Daremos alguns exemplos de diferentes tipos de e-mails do anfitrião para alugueres de férias e falaremos sobre os elementos a considerar para garantir a melhor experiência do hóspede.

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Dicas para criar e-mails eficazes para os hóspedes

Ao anunciar casa de férias é natural que receba manifestação de interesse por parte de potenciais hóspedes e, de facto, manter abertos os canais de comunicação para aluguéis de férias e explorar o seu potencial pode fazer com que a cativação e conversão de clientes em hóspedes seja mais eficaz, transformando-se até num processo interessante de fidelização.

Os e-mails fazem parte deste processo, sendo uma ferramenta importante para usar na comunicação dos AL, integrando uma estratégia conhecida como e-mail marketing. Este processo consiste no envio de mensagens personalizadas e pertinentes, em momentos estratégicos e definidores, como o momento da reserva, da chegada, da estadia e do check-out do hóspede. Estes e-mails não só criam uma relação de maior proximidade entre as partes, como podem dar um contributo efetivo para melhorar a experiência do hóspede, tornando-a a receção mais calorosa e a estadia mais acolhedora. Muito mais do que o fornecimento de informações cruciais para a estadia, estes e-mails devem garantir que o hóspede se sente recebido num ambiente de profissionalismo e simpatia. 

Tipos de e-mails e exemplos práticos

Como vimos anteriormente, no processo de arrendar apartamento de férias existem vários momentos nos quais pode contactar com o hóspede. O tempo de preparação (reserva), de estadia e de despedida são alguns dos momentos nos quais pode adotar uma postura diferenciadora, enviando e-mails de confirmações de reserva, com as instruções de check-in, com sugestões para a estadia ou mesmo como mensagem de agradecimento.

O e-mail do anfitrião de aluguer de férias ajudará com aspetos práticos, mas também com a criação de uma relação de confiança mútua, tão importante neste contexto. De seguida, listamos alguns dos tipos de mensagens que pode considerar e deixamos exemplos de e-mail para Airbnb.

Os diferentes tipos de e-mail para hóspedes

Para que possa criar ou basear-se num modelo de e-mail para arrendamentos de férias é necessário que tenha em mente que existem vários momentos propícios para o envio deste tipo de e-mail e que pode ser criativo com a forma como elabora os conteúdos e os envia aos seus hóspedes.

Existem vários tipos de e-mail que pode enviar, devendo focar três momentos chave: o momento da reserva (anterior à estadia), o momento da permanência do hóspede no AL (durante a estadia) e o momento de saída do hóspede (depois da estadia). Listamos os principais tipos de e-mail a considerar, considerando o que acabámos de dizer:

• E-mail de confirmação da reserva
• E-mail de boas-vindas
• E-mail de follow up ou agradecimento

De seguida, deixamos exemplos com modelos que pode utilizar, destacando ainda que, se desejar uma comunicação mais frequente, pode optar por utilizar algumas das informações que propomos nestes três tipos de e-mail, repartindo por um maior número de mensagens. Por exemplo, pode enviar um e-mail de confirmação de reserva com a informação de check-in, ou fazer dois e-mails separados.

Destacamos também que plataformas como a Airbnb têm o seu próprio espaço de mensagens, onde além de poder, comunicar facilmente com os hóspedes do seu AL, também pode aproveitar mensagens rápidas personalizáveis, nas quais só precisará de inserir a informação pessoal e sobre o seu espaço.

Se não quer fazê-lo, deixamos alguns modelos de comunicação que podem ser úteis na criação dos e-mails para os visitantes da sua casa de férias para alugar.

Antes: Exemplo de modelo de e-mail de confirmação

Quando a reserva é efetuada pode enviar um e-mail com a sua confirmação e informações relevantes. Deixamos um exemplo de e-mail de aceitação para Airbnb:

Reserva confirmada! Estamos ansiosos pela sua chegada!

Bom dia [Nome do Hóspede],

Obrigado por reservar a sua estadia no [nome do AL]! A sua reserva está confirmada e estamos muito contentes e entusiasmados por ter escolhido o nosso espaço. Estaremos prontos para o receber no dia [data do check-in].

Deixamos algumas informações úteis:

•       Pode encontrar-nos em: [Morada do AL e localização no Google Maps];
•       Check-in: Entrada a partir entre [horário de início] e as [horário de fim]. Caso precise de chegar noutro horário, por favor avise-nos;
•       Regras relevantes do AL (opcional).

Caso tenha alguma dúvida, pergunta ou necessidade especial, não hesite em entrar em contacto connosco.

Até breve!

Com os melhores cumprimentos,

[Nome do anfitrião, cargo e nome do AL]

Durante: Exemplo de modelo de e-mail de boas-vindas

Após o check-in do seu hóspede, será também simpático o envio de um e-mail de boas-vindas para aluguer de férias. Deixamos um modelo possível:

Seja bem-vindo! Esperamos que tenha uma excelente estadia!

Bom dia [Nome do Hóspede],

Ficamos muito felizes por recebê-lo no [nome do AL]! Esperamos que a sua estadia seja tudo o que deseja e que aproveite ao máximo a permanência nesta casa de férias. Diga-nos se tudo está do seu agrado e informe-nos se precisar de alguma coisa.

Deixamos algumas informações úteis:

•       [Pontos de interesse na região];
•       [melhores atividades na região];
•       [números de contacto de emergência] (Opcional. Também deve estar na própria habitação, impresso);
•       Regras relevantes do AL (opcional).

Estamos à distância de uma mensagem caso precise de ajuda com qualquer pedido ou dúvida.

Desejamos uma fantástica estadia!

Com os melhores cumprimentos,

[Nome do anfitrião, cargo e nome do AL]

Depois: Exemplo de modelo para e-mail de agradecimento

Fazer o follow up, enviando um email depois do check-out é um gesto simpático e que pode fazer a diferença na relação com o hóspede, estimulando visitas futuras ou a recomendação a terceiros. Um exemplo de e-mail do anfitrião para enviar depois da saída do hóspede seria:

Obrigada pela sua visita ao [nome do AL]! Esperamos vê-lo novamente!

Bom dia [Nome do Hóspede],

Foi um prazer recebê-lo no [nome do AL]! Esperamos que tudo tenha estado do seu agrado e que tenha apreciado ao máximo os seus dias connosco.

Adoraríamos ouvir o seu feeback e as suas sugestões, para que a sua estadia seja ainda melhor!

Para agradecer a sua preferência, deixamos um desconto de [%] para utilizar numa próxima oportunidade. (opcional)

Gratos pela preferência!

Desejamos que tenha apreciado a estadia e esperamos vê-lo novamente no [nome do AL].

Com os melhores cumprimentos,

[Nome do anfitrião, cargo e nome do AL]

Aspetos a não esquecer na criação dos e-mails

Lembre-se que, mesmo usando um modelo de e-mail para Airbnb, o preenchimento dos elementos em falta dependerá sempre de si e da imagem que quer criar para o seu AL.

É muito importante que mantenha um tom profissional e uma comunicação clara, para garantir que não existem mal-entendidos. Será também importante a personalização do e-mail, para que cada hóspede se sinta único e bem recebido na sua habitação.

A inclusão de dicas para a estadia (como dizer quais os principais locais a visitar ou sugestão de experiências interessantes), bem como a abertura da comunicação (deixando espaço para que o hóspede entre em contacto consigo em caso de necessidade) são usualmente valorizados e poderão ajudá-lo a fidelizar os seus clientes.

Em suma

Os e-mails podem ser um elemento importante na gestão do seu AL. Através destes, conseguirá manter uma comunicação clara e eficaz, melhorando a experiência de reserva e a estadia dos seus hóspedes.

Pode criar os seus e-mails de raiz ou basear-se em modelos como os que lhe apresentámos. Se usar um portal de aluguer de férias como a Holidu ou o Airbnb, considere também utilizar as ferramentas disponíveis para o contacto entre anfitrião e hóspede. Aqui, poderá enviar e-mails aos seus hóspedes e até aproveitar mensagens personalizadas.

Lembre-se de manter todas as suas mensagens profissionais, claras e de as personalizar, para que o seu hóspede tenha a melhor experiência e retorne ou recomende a sua casa de férias a outras pessoas.

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