O que é um PMS e como escolher o ideal para o seu alojamento local

Novembro 2024

É proprietário de um espaço de Alojamento Local (AL) e sente-se assoberbado com a gestão das tarefas, serviços e anúncios relacionados com este negócio? Isto é muito comum! Realmente, considerar todos os aspetos legais, financeiros, de marketing e de gestão efetiva pode ser desafiante, implicando muito esforço, tempo e gastos para garantir uma taxa de ocupação rentável e cumprir todas as normas estipuladas.

Frequentemente, os anfitriões de AL procuram o apoio de plataformas como a Holidu, a Booking.com, a Airbnb ou equivalentes, sendo que este apoio permite, desde logo, que chegue a um público mais amplo através de um website de aluguer de férias.

A par com estes portais, poderá, por isso, facilitar muito a sua vida ao encontrar um sistema de gestão de propriedades para alojamento local (PMS) que se adeque às suas necessidades.

Neste artigo falaremos um pouco sobre os sistemas deste tipo, explicando como podem ajudar na organização das operações do AL. Ficará a saber o que é um PMS, como ele pode ajudar a otimizar a gestão das reservas, a comunicação com os hóspedes, o controlo de preços e muito mais. Além disso, falaremos também das vantagens do PMS e das melhores opções atuais, para que possa fazer uma escolha informada e garantir que torna a gestão da sua casa de férias para alugar mais simples e eficaz.

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O que é um PMS?

Se dá por si a pensar “decidi alugar a minha casa de férias e já não sei como realizar tantas tarefas”, provavelmente precisa de uma ferramenta tecnológica que lhe preste apoio e um Property Management System/Sistema de Gestão de Propriedade (PMS), pode ser a resposta.

Este tipo de software permite que os anfitriões centralizem num sistema único as principais tarefas operacionais e administrativas. Assim, facilita a gestão das reservas, do check-in e check-out dos hóspedes, a uniformização de calendários e disponibilidade, o contacto com os hóspedes, o ajuste automático dos valores aplicáveis à estadia e ainda a avaliação dos dados relativos ao desempenho do AL.

As funcionalidades avançadas do PMS permitem, na maioria dos casos, que estes sistemas integrem as informações dos principais sites de alojamento turístico (incluindo a Holidu, a Airbnb, o Booking.com ou o VRBO), garantindo uma uniformização em tempo real, que pode ajudar a evitar problemas como a dupla reserva ou a apresentação de preços diferentes em anúncios de várias plataformas.

As melhores ferramentas permitem ainda a gestão de aspetos relacionados com a organização e manutenção do imóvel, ajudando ainda a acompanhar o calendário das exigências fiscais e a calcular as taxas e impostos devidos.

PMS: como ajuda a otimizar a gestão de reservas?

Ao listar alojamento local num PMS terá um grande apoio na gestão das reservas, e isto verifica-se em inúmeros aspetos, incluindo:

1.   Consolidação de reservas
2.   Gestão cruzada de anúncios
3.   Comunicação com os hóspedes
4.   Limpeza e manutenção
5.   Controlo de preços
6.   Apoio na gestão financeira e legal

1. Consolidação de reservas

A centralização de todas as reservas num PMS permite que, através de uma plataforma única consiga fazer a gestão das reservas realizadas com base nos anúncios colocados nas múltiplas plataformas. Além disso, permite também que exista sincronismo nos preços apresentados. Isto contribui para uma melhor taxa de ocupação e, como tal, para o sucesso do negócio.

2. Gestão cruzada de anúncios

A sincronização da informação entre um portal de aluguer de férias e os demais evita que aconteçam situações como o overbooking, que podem ocorrer quando os processos são feitos isoladamente e de forma manual. Assim, uma gestão cruzada e simultânea de vários anúncios ajuda a eliminar o erro humano, tornando o processo automático e digital.  

3. Comunicação com os hóspedes

A comunicação com os hóspedes é fundamental para garantir que estes têm uma boa experiência, e também para garantir que toda a informação fundamental é corretamente transmitida. Um PMS permite que automatize o envio de emails de confirmação personalizados através do uso de modelos ajustáveis. Isto ajuda a poupar tempo e a melhorar os serviços prestados pelo seu AL

4. Limpeza e manutenção

Alguns PMS incluem a gestão de equipas externas para simplificar o processo para o anfitrião. Incluem-se aqui, entre outros, os serviços de limpeza e manutenção. Isto ajuda a garantir que o seu imóvel está em perfeitas condições para receber os hóspedes, melhorando a sua estadia e incentivando boas avaliações cujo impacto pode ser muito positivo para o futuro do AL. 

5. Controlo de preços

Ao anunciar casa de férias é muito importante que os hóspedes não se cruzem, em anúncios de diferentes plataformas de reserva, com preços distintos. Esta situação reduz a confiança e pode ter um impacto bastante negativo. Com um PMS, o ajuste de preços pode ser automático e inteligente, garantindo um preço único e sazonalmente adaptado nos vários portais.

6. Apoio na gestão financeira e legal

Um bom PMS pode também fazer relatórios de desempenho, tendo por base as receitas obtidas, a taxa de ocupação e outros dados relevantes. A sua análise permitirá que tome decisões estratégicas sobre o futuro do AL. Além disso, existem alguns sistemas que permitem a gestão de alguns aspetos relacionados com a tributação e taxas relevantes, ajudando o gestor a agir em conformidade com as regulamentações legais portuguesas.

Vantagens de usar um PMS

Como pode ver, o PMS oferece múltiplas vantagens aos gestores de um AL, sendo que a automação e centralização permitem:

• Uma maior eficiência operacional;
• A poupança de tempo e esforço investido;
• A redução do erro humano (como, por exemplo, duplas reservas);
• A agregação dos principais aspetos de gestão numa plataforma única;
• A sincronização instantânea de reservas e preços em multiplataforma;
• O melhoramento da taxa de ocupação;
• A alavancagem para um posicionamento mais competitivo no mercado;
• A criação de um serviço de excelência que promove maior satisfação nos hóspedes;
• O acesso a relatórios e dados fundamentais para a tomada de decisões práticas.

Ainda que todas estas vantagens sejam verificáveis em diversas situações, com vários anfitriões de AL a destacar os benefícios do PMS, é importante referir que é também importante a escolha de um sistema que se adeque às necessidades individuais de cada proprietário.

Como escolher um bom PMS?

Considerando que existem vários serviços disponíveis, a escolha do sistema de gestão de propriedades para alojamento local ideal para si é muito importante. Estes são 5 dos aspetos mais relevantes a considerar para escolher um sistema à sua medida:

1.   Ter uma usabilidade simples e intuitiva;
2.   Integrar portais de listagem turística, como a Airbnb ou a Holidu;
3.   Apresentar um bom suporte técnico e apoio ao cliente;
4.   Incluir as ferramentas essenciais de que precisa no seu negócio (automação de tarefas, gestão de equipas, apoio fiscal e tributário, criação de relatórios);
5.   Ter espaço para crescer a par com o AL, sendo adaptável e escalável.

Melhores PMS para alojamento local    

Ainda que seja sempre recomendável que faça uma pesquisa para ver quais as suas opões, podemos destacar, entre os melhores PMS para alojamento local, os seguintes:

• Lodgify
• Guesty
• Hostify    

Estes PMS’s ajudam com a gestão multiplataforma de anúncios, permitem a criação de sites próprios, melhoram a gestão de equipas e propriedades e criam relatórios bastante detalhados e úteis.

Em suma

Se alugar apartamentos de férias e se sentir assoberbado e/ou se anunciar em várias plataformas de aluguer de férias, como a Holidu, o Booking.com ou a Airbnb (entre outros), é muito importante que se questione sobre qual é o melhor PMS e que procure o sistema mais adaptado a si e às suas necessidades. O uso das ferramentas integradas num bom PMS irá ajudá-lo a ter sucesso com a atividade, garantindo uma melhor gestão com menos investimento físico, temporal e até mesmo, em alguns casos, económico. Este aliado dos anfitriões garantirá que, de uma forma mais cómoda e automática, conquista uma maior taxa de ocupação, uma experiência melhorada para os hóspedes e uma maior rentabilidade.

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