Gestão de alojamentos de férias: ferramentas para posicionar o seu imóvel

Novembro 2024

A gestão de todos os elementos relacionados com um alojamento local (AL) podem exigir uma difícil organização bem como complicadas tarefas – algumas das quais repetitivas – para as quais o anfitrião precisa de adotar estratégias. Estas tarefas não só implicam esforço como consomem tempo e, em alguns momentos, tornando-se assoberbante e exaustivo.

Desde logo, o apoio de um bom portal de aluguer de férias, como a Holidu ou o Airbnb pode constituir uma grande ajuda. Dentro e fora deste tipo de plataforma, no entanto, poderá encontrar também ferramentas para gerir casas para férias que serão grandes aliadas do processo, contribuindo para conseguir cumprir com as suas obrigações, ao mesmo tempo que se destaca num setor onde a competitividade é crescente.

Para o ajudarmos com os vários processos relacionados com a gestão do AL, falaremos sobre as ferramentas essenciais para gerir e posicionar o seu alojamento local, incluindo sistemas de gestão de propriedades (PMS), plataformas de publicidade e software de automatização de comunicação com os hóspedes. Daremos também algumas dicas sobre o seu uso para que possa utilizá-las com facilidade e garantir que tudo isto se torna um processo mais simples e lucrativo.

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4 ferramentas de gestão para posicionar o seu AL

Ao arrendar apartamentos de férias uma das perguntas que inevitavelmente surgirá é como facilitar todo o processo de gestão que a atividade envolve. De facto, saber como gerir um alojamento para férias pode nem sempre ser tarefa fácil, já que, dentro desta atividade, se incluem várias outras, relacionadas com a gestão de anúncios em multiplataforma, a gestão de calendário, a limpeza e manutenção, a comunicação e as questões legais e de tributação.

Para garantir a legalidade do seu AL e a oferta de um espaço eficiente e que crie real satisfação nos hóspedes, é muito importante que encontre formas de automatizar alguns dos processos mais repetitivos, encontrando uma estratégia eficaz para garantir o cumprimento de todas as obrigações com menos esforço. As ferramentas de gestão online podem ser, neste campo, fortes aliadas. Sugerimos que pondere utilizar as 4 ferramentas seguintes para garantir um melhor posicionamento no mercado e uma maior eficácia na gestão do seu AL:

1.   PMS – Sistema de gestão de propriedades
2.   Ferramentas para a precificação dinâmica/inteligente
3.   Plataformas de promoção e listagem
4.   Software de comunicação com os hóspedes

1. PMS – Sistema de gestão de propriedades

A gestão de alugueres para férias pode ser amplamente facilitada com um PMS. Este tipo de ferramenta serve justamente para centralizar as várias operações do alojamento, conectando-se com os principais portais de listagem e permitindo ações como a gestão de reservas, a sincronização de calendários e o ajuste coordenado de preços multiplataforma. Além disso, muitos PMS têm ainda ferramentas extra, que podem apoiar também na gestão de equipas de limpeza e manutenção e noutras tarefas essenciais para qualquer espaço de alojamento. O seu uso é bastante simples, devendo seguir os seguintes passos:

• Selecione um PMS de confiança e escalável, que acompanhe o crescimento do seu negócio;
• Registe o imóvel no referido PMS e insira todas as informações solicitadas;
• Faça a conexão do PMS às plataformas de reserva que utiliza (verifique a compatibilidade antes de escolher o PMS);
• Configure as notificações para estar a par de todas as atividades relacionadas com o AL;
• Faça testes de sincronização para garantir o correto funcionamento do PMS e, assim, evitar situações como disparidade de preços ou duplas reservas.

2. Ferramentas para a precificação dinâmica/inteligente

A utilização de ferramentas inteligentes como PMS ou IA criam uma variação dinâmica e adaptada à procura em cada época do ano, garantindo que mantém preços competitivos, que gerem maior interesse em potenciais hóspedes.

Ao fazerem uma análise em tempo real sobre a procura e o mercado do alojamento, estas ferramentas permitem que, considerando a sazonalidade, o interesse e eventuais eventos regionais, os preços sejam adaptados e ajustados, para rentabilizar ao máximo o seu AL. Com um PMS esse ajuste acontece sincronizadamente nas várias plataformas, para que não tenha preços diferentes em cada uma delas e ganhe, assim, também maior credibilidade.

O uso das ferramentas de precificação dinâmica é bastante simples, bastando que escolha a ferramenta compatível com o seu PMS ou com o portal de reservas que use, configurando valores máximos e mínimos para o seu AL e definindo as especificidades que pretende usar (incluindo preços sazonais ou descontos, por exemplo). Depois, faça a ativação desta ferramenta, monitorizando regularmente os resultados, para acompanhar ativamente as alterações realizadas.

3. Plataformas de promoção e listagem

O uso de um website de aluguer de férias como a Holidu, a Airbnb ou o Booking.com pode ser muito benéfico para quem gere um AL. Estas ferramentas listam o seu imóvel e tornam-no mais visível e competitivo, apresentando-o a um público amplo e internacional. Para garantir um uso eficiente desta ferramenta lembre-se de:

• Incluir uma descrição detalhada;
• Ter uma política de cancelamento clara e manter a transparência em todas as comunicações diretas com os hóspedes;
• Apresentar conteúdos visuais de qualidade, incluindo fotos e vídeos;
• Estimular boas avaliações e comentários dos hóspedes, para obter um lugar privilegiado na listagem da plataforma;
• Ativar as ferramentas úteis, incluindo a já referida ferramenta de preços inteligentes;
• Manter o calendário atualizado.

4. Software de comunicação com os hóspedes

Ao anunciar casas de férias terá também vantagem em facilitar o processo de comunicação com os hóspedes. Esta comunicação constitui um dos elementos mais importantes para garantir a satisfação dos seus visitantes e é importante em todos os momentos de contacto com o cliente, desde a primeira manifestação de interesse ao acompanhamento de rescaldo após a saída. Por se tratar de algo tão importante, o envio de mensagens aos hóspedes pode tornar-se uma tarefa muito repetitiva e constante, e as ferramentas de comunicação com os hóspedes servem justamente para facilitar e permitir a automação personalizada das suas mensagens.

Com o uso desta ferramenta poderá definir o envio de informações por email, incluindo confirmação das reservas, detalhes para o check-in, e demonstrações de disponibilidade durante a estadia ou de agradecimento após o check-out. Isto ajuda a garantir uma resposta rápida e clara, dentro de prazos coerentes, baseando a comunicação em modelos de preenchimento automático que mantém um discurso personalizado, com o uso dos nomes dos hóspedes.

O uso das ferramentas é bastante simples, bastando que defina as suas mensagens padrão e as especificidades das mesmas, configurando a calendarização do seu envio. Estas ferramentas estão, na maioria dos casos, integradas nas plataformas de promoção/anúncio e nos PMS’s.

Vantagens de usar estas ferramentas

A primeira coisa que deve pensar é: se arrendar a minha casa de férias, como posso conseguir melhores resultados com um esforço menor?

A resposta a esta pergunta encontra-se, atualmente, nas ferramentas digitais que mencionámos que podem apoiar o seu negócio, garantindo uma maior organização, sucesso e, como tal, rentabilidade. Se ainda tem dúvidas, deixamos as principais vantagens de recorrer a estas ferramentas:

1.   Contribuem para evitar o erro humano (situações como dupla reserva ou preços diferentes nas várias plataformas de anúncio);
2.   Acesso a um público mais amplo e diversificado;
3.   Maior eficácia na gestão de vários aspetos práticos, incluindo a precificação, a gestão de equipas e a comunicação;
4.   Melhoria da experiência dos hóspedes e consequentes avaliações positivas;
5.   Melhoria da taxa de ocupação e da rentabilidade do AL;
6.   Maior acesso e análise de dados relacionados com o desempenho do AL;
7.   Aumento da reputação e credibilidade do AL decorrente de um maior profissionalismo.

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