Como criar uma fatura para alojamentos de férias
Guia para emitir faturas claras e profissionais
- Importância: As faturas asseguram transparência, profissionalismo e cumprimento legal.
- Elementos essenciais: Incluem dados do proprietário, hóspede, propriedade e custos.
- Criação: Usar um modelo básico facilita a elaboração de faturas precisas.
- Ferramentas: Softwares e aplicativos automatizam e simplificam a faturação
Junho 2024
Se começou recentemente no mundo de alojamentos locais, provavelmente está um pouco perdido. Procurar hóspedes, anunciar a sua casa de, arrendar o apartamento de férias, elaborar faturas… No entanto, tudo é questão de prática e adaptação às novas circunstâncias.
Hoje queremos ajudar a elaborar as suas próprias faturas para a sua casa de férias. Criar uma fatura é mais simples do que parece, basta seguir alguns padrões básicos e depois adaptar as informações ao conteúdo textual.
Passos para criar uma fatura para os seus hóspedes
Pode criar a sua própria fatura ou utilizar um modelo da Internet, embora, deva ser especificamente um modelo de fatura de arrendamento para férias. As partes da fatura podem ser divididas em três secções:
Dados da propriedade
- Endereço completo
- Telefone e/ou fax
- Número da fatura
- Data
Dados do proprietário e do hóspede
Tanto no caso do proprietário como no do hóspede, são necessários os seguintes dados:
- Nome completo
- Endereço
- Número de telefone
Dados dos custos e do método de pagamento
- Caução
- Custos totais do arrendamento
- Custos extraordinários
- Método de pagamento
- Data do pagamento
É obrigatório emitir faturas?
Sim. Os tempos mudaram e nos últimos anos a quantidade de casas destinadas ao alojamento local aumentou exponencialmente e a administração pública está mais atenta ao cumprimento das normas legais vigentes.
Uma fatura é um documento que reflete as informações referentes ao contrato de arrendamento de uma casa destinada ao alojamento loca. Nela devem aparecer dados relevantes como o nome do proprietário, a data do contrato ou quando a casa será utilizada.
O alojamento local proporciona um rendimento económico que deve ser declarado ao fisco. Portanto, ao fazer a fatura deve gerar uma cópia para seu hóspede e outra para si. Procure não cometer erros; se isso acontecer, deve ser refeita e assinada novamente.
O que deve incluir uma fatura?
Uma fatura deve incluir informações básicas. O nome completo, a data e o custo da estadia sempre devem aparecer na fatura, assim como os impostos correspondentes e os dados relacionados ao pagamento e ao tempo de ocupação:
- Número da fatura, ordenado cronologicamente
- Dados do proprietário e dos hóspedes (nome, endereço…)
- Endereço da casa
- Local e data de emissão da fatura
- Número de hóspedes
- Datas de ocupação da casa
- Caução
- Preço por noite e custo total detalhado
- Método de pagamento
- Assinatura do proprietário
Se a sua casa está anunciada num portal ou plataforma, deve emitir uma fatura. Esta pode parecer um procedimento complicado, mas é simples de fazer e ajuda a proteger a sua casa em caso de hóspedes mal-intencionados. Além disto, evita multas das autoridades fiscais e aumenta o seu profissionalismo.
Exemplo de estrutura de uma fatura adequada
Um exemplo de fatura incluiria primeiro os dados do proprietário (nome, endereço…); e ao lado, os do hóspede. Esta informação seria a principal e a partir dela viria a informação da casa. Aqui colocaremos a data de entrada e saída do hóspede e o número de adultos e crianças que vão ocupá-la. Indique também na fatura se a sua casa permite animais de estimação e quantos.
Depois viria a secção de custos e métodos de pagamento. O mais adequado é que apareça uma tabela onde possa inserir o custo por noite, a quantidade de noites e o total, assim como os custos extras, se houver.
E na parte inferior, a data em que o pagamento foi realizado e a data de emissão da fatura. Por último, a assinatura do proprietário indicando que está de acordo e que o pagamento foi efetuado.
Dicas elaborar uma fatura adequada
- A fatura deve ser clara e precisa, nunca deve causar confusão
- Sempre emita fatura, não deixe os seus hóspedes sem esta
- A informação deve estar ordenada conforme descrito
- Se houver um erro, emita outra nova
- Reveja os dados da fatura antes de enviá-la ou entregá-la aos seus hóspedes
- Se desejar emitir a sua própria fatura, inspire-se em modelos já criados na Internet
Ferramentas úteis para facilitar a faturação
A faturação pode parecer muito chata, mas pode ser simplificada com as ferramentas adequadas para garantir uma gestão eficiente. Além disto, as tecnologias atuais permitem uma gestão mais eficaz e confortável. As ferramentas mais úteis para faturar são as seguintes:
- Softwares de faturação. São grandes aliados porque facilitam a vida. Com estes, pode criar faturas, supervisionar os pagamentos e até automatizar os lembretes de pagamentos.
- Gateways de pagamento. São muito convenientes tanto para anfitriões quanto para hóspedes e são totalmente seguras. A mais popular é o PayPal, mas há outras novas.
- Lembretes automatizados, principalmente de pagamentos. Assim, não precisará de fazer um acompanhamento pessoal; poderá delegar essa tarefa à tecnologia.
- Apps para controlar despesas. São perfeitos se deseja controlar as despesas e categorizá-las automaticamente.
- Programas de acompanhamento de despesas. Não são importantes apenas os de pagamento, mas também os de despesas para ver como o seu negócio evolui e garantir que não tenha perdas.
- Programas de contabilidade. Existem programas básicos de contabilidade gratuitos, como o Contasimple. São essenciais para estudar como o seu alojamento de férias está a correr.
- Automatização de campanhas de marketing. Além disso, é possível automatizar as suas campanhas ou anúncios de ‘marketing’ de forma confortável através de diferentes aplicativos.
Todas essas ferramentas permitem economizar tempo, agilizar os pagamentos dos seus hóspedes e evitar erros humanos.