Como gerir o calendário de reservas

Maio 2024

As reservas são, nem mais nem menos, o principal sentido do nosso negócio de alojamento de férias. Geri-las bem é algo mais do que uma obrigação, é uma necessidade e um desafio para prosperar e poder obter o máximo rendimento económico. Neste artigo vamos oferecer conselhos e técnicas para realizar uma boa gestão do alojamento de férias no que diz respeito ao calendário de reservas. Na Holidu a nossa principal missão é unir os destinos de hóspedes e anfitriões para garantir uma estadia de sonho. Acompanhe-nos!

Organização das datas disponíveis

Organizar de forma ordenada, estrita, metódica e em tempo real as datas disponíveis no seu alojamento é absolutamente fundamental para uma boa gestão do seu alojamento de férias. Para isso, recomendamos que tenha um calendário centralizado que recolha todas as reservas que foram confirmadas e que esteja permanentemente atualizado, para facilitar assim a interação com os hóspedes a qualquer momento. A entrada e saída de hóspedes deve estar controlada em todo o momento.

O que nunca pode acontecer, sob qualquer circunstância, no nosso alojamento de férias é que duas reservas se sobreponham e que alguns dos hóspedes fiquem sem alojamento. Isto poderia representar, além de uma diminuição nos rendimentos, um problema de reputação. Poderíamos receber críticas negativas, prejudicar a percepção dos nossos clientes, mesmo que queiramos promover exatamente o oposto: um boca a boca amigável e que reflita a nossa profissionalidade. Devemos transmitir que o nosso negócio é sólido, que somos proprietários sérios que se comprometem com as legítimas necessidades dos seus clientes.

Precisa de organizar as datas do seu calendário de forma eficiente? A Holidu oferece-lhe a integração de vários calendários de reservas com os seus serviços especializados de Holidu Channel Manager. Com este sistema o seu alojamento de férias estará publicado até em 27 portais web de reservas, o que lhe dará acesso a um público potencial de milhões de viajantes. Detalhamos as principais vantagens deste sistema de gestão do calendário no seu alojamento de férias:

• Obterá um calendário de reservas omnicanal e perfeitamente centralizado. Esqueça-se de se preocupar com as diferentes vias de captação do cliente; a Holidu centraliza tudo e com apenas um olhar poderá ver os pedidos de reservas. Mais simples do que nunca.
• Receberá o pagamento antes do check-in. O pagamento da reserva antecipado permitirá obter liquidez no caso de necessitar de fundos para resolver algum contratempo, mas também lhe dará tranquilidade; evitará fraudes desde o primeiro dia.
• Terá à sua disposição aconselhamento especializado para estabelecer os seus preços por temporada. Se não sabe que preços atribuir a cada temporada, não se preocupe, a Holidu dar-lhe-á orientações para fixar um preço competitivo no mercado de acordo com as suas premissas.
• Contará com uma equipa profissional para elaborar o seu anúncio, com fotografias de qualidade que mostrarão a melhor versão do seu imóvel para poder atrair mais hóspedes.
• Os hóspedes terão à disposição um serviço de atendimento ao cliente. Em caso de dúvidas, haverá sempre do outro lado do telefone ou do ecrã um profissional de alojamentos de férias para o ajudar.

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A normativa da estadia, aspeto fundamental

Como anfitriões devemos estabelecer uma série de regras e normas de convivência que sejam transparentes, rigorosas, estritas e que não deem lugar a interpretações interessadas. Falamos das políticas de cancelamento, do check-in, o check-out, as normas de uso do imóvel (também em relação à convivência com os vizinhos), as fórmulas de pagamento… Uma vez estabelecidas estas normas, os hóspedes terão muito mais clareza sobre como funciona o nosso alojamento de férias e tudo correrá sobre rodas. Para não tentar a sorte, envie sempre com antecedência à estadia um decálogo de normas que os hóspedes possam conhecer previamente.

Retomando o tema dos cancelamentos; estabeleça uma política de cancelamentos transparente, fixada antecipadamente, clara, compreensível, o mais flexível que possa e honesta. Neste sentido, terá que ser rigoroso e tratar com total equidade os seus hóspedes. Os cancelamentos fazem parte do dia a dia dos alugueres de férias e terá que se habituar a eles. Se quiser minimizá-los, aumente as suas exigências nos contratos de reserva; desta forma, só receberá clientes realmente interessados.

Sincronização com múltiplas plataformas: a importância da comunicação

Para manter um controlo exaustivo, dinâmico e rigoroso das reservas no seu alojamento de férias também precisará de estabelecer uma comunicação fluida com os clientes. Esta comunicação pode e deve ser multicanal desde o início, ou seja, deve ocorrer através de diferentes canais: telefone, redes sociais, plataformas de alojamento de férias, mensagens instantâneas (WhatsApp, Telegram…), email, etc.

A possibilidade de fazer uma reserva ou cancelamento por diferentes meios não é apenas uma vantagem em face de possíveis cancelamentos ou para resolver pedidos de última hora, mas também é uma vantagem competitiva sobre aqueles alojamentos que ainda não estão nas principais plataformas. Quanto mais facilidades proporcionarmos ao público-alvo, melhor. A nossa presença omnicanal pode trazer-nos críticas positivas; tenha isso em conta.

Por outro lado, lembramos que alguns proprietários, especialmente aqueles que gerem vários alugueres de férias, optam por ter uma secretária virtual personalizada. Este serviço permite-lhes responder a todas as chamadas telefónicas e emails que recebem. É uma opção a considerar, mas que dependerá em grande parte da sua capacidade de investimento.

Mas atenção! a sincronização das reservas e cancelamentos feitos através dos diferentes canais deve ser rigorosa. Só mantendo um calendário atualizado é que se poderá conhecer a disponibilidade do imóvel no momento de reservar umas férias em tempo real. Deve fazer um acompanhamento especial das suas propriedades na época alta ou naqueles fins de semana ou datas especiais em que tenha oferecido descontos aos hóspedes. São as datas mais complexas de gerir.

Como otimizar a gestão do tempo

Já vimos que a implementação de software adequado e/ou serviços de uma empresa que contribuam para ramificar as conexões com os clientes são fundamentais para rentabilizar o seu imóvel. Mas, existem muitas mais estratégias para ganhar tempo e dinamizar o seu negócio. Por exemplo, pode automatizar os serviços de limpeza e manutenção do seu apartamento ou alojamento de férias e, portanto, estabelecer horários fixos e regulares que facilitem a coordenação desses serviços.

Da mesma forma, também pode usar programas específicos ou apps especializadas para gerir toda a contabilidade financeira. Existem proprietários que contratam ajuda para todos os serviços do seu imóvel, incluindo a gestão e a secretaria. Já considerou alguma vez nisto?

Na Holidu somos especialistas em facilitar e simplificar a gestão das reservas dos proprietários. Siga os nossos conselhos e poderá dar esse salto de qualidade e profissionalismo que estava à procura. E se precisar de aconselhamento técnico, estamos sempre disponíveis para ajudar.

Cómo optimizar la gestión del tiempo

Ya hemos visto que la implementación de software adecuado y/o servicios de una empresa que contribuyan a ramificar las conexiones con los clientes son fundamentales para rentabilizar tu inmueble. Pero, hay muchas más estrategias para ganar tiempo y dinamizar tu negocio. Por ejemplo, puedes automatizar los servicios de limpieza y mantenimiento de tu apartamento o alquiler vacacional y, por tanto, establecer unas horas fijas y regulares que faciliten la coordinación de dichos servicios. 

Asimismo, también puedes usar unos programas concretos o apps especializadas para llevar toda la contabilidad financiera. Existen propietarios que externalizan todos los servicios de su inmueble, incluida la gestión y la secretaría. ¿Has valorado alguna vez la vía de la subcontratación?

En Holidu somos especialistas en facilitar y simplificar a los propietarios la gestión de sus reservas. Sigue nuestros consejos y podrás dar ese salto de calidad y profesionalidad que estabas buscando. Y si necesitas asesoramiento técnico, siempre estamos dispuestos a ayudarte. Con Holidu podrás consolidar tu negocio y sacarle el máximo rendimiento.

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