Proteção de dados em Portugal
Guia para a recolha e armazenamento de dados dos hóspedes
Maio 2024
Ao arrendar um apartamento de férias existem várias leis e regulamentos que o proprietário deverá conhecer para que possa, conforme todos os requisitos legais, passar a anunciar a casa de férias e a receber os seus hóspedes.
As questões relacionadas diretamente com o registo, a criação de faturas ou o pagamento de tributações são importantes para que todo o processo seja transparente e legal. Para que isto seja possível, no entanto, acontecerá uma inevitável recolha dos dados dos hóspedes, sendo que os mesmos precisarão de constar na reserva e, posteriormente, na fatura emitida.
Uma vez que para criar um contrato de aluguer para férias o anfitrião necessita de recolher e tratar os dados fornecidos, as questões relacionadas com o Regulamento Geral de Proteção de Dados – RGPD Portugal – aplicam-se ao setor, sendo importante compreender o que é o RGPD, e quais os cuidados que deve ter no que concerne à privacidade e à segurança deste tipo de informação.
Com o nosso passo a passo esperamos que entenda a estrutura ideal do documento, para servir de exemplo de fatura de alojamento de férias e possa focar-se nas questões práticas para receber tranquilamente os seus hóspedes e rentabilizar o seu imóvel.
Dados pessoais e privacidade: o que saber?
O Regulamento Geral de Proteção de Dados é frequentemente mencionado no contexto da prestação de serviços ou da venda de produtos e também se aplica quando um proprietário investe no mercado do arrendamento para férias. Antes de explicarmos melhor a proteção de dados no aluguer férias, no entanto, é importante esclarecer os conceitos de que nos ocuparemos: dados pessoais e privacidade.
São considerados dados pessoais todos os dados fornecidos que contenham informação pessoal que permita a sua identificação. Estes dados podem ser de ordem social, física, psíquica, fisiológica, económica ou cultural. Alguns exemplos são o nome, dados bancários, ano de nascimento, formação ou número de passaporte, ou equivalente.
Este tipo de informação está protegida pelo regulamento supramencionado, existindo o direito à privacidade de dados, que implica, para quem os recolhe, uma obrigação legal de seguir os termos veiculados para o seu tratamento. Assim, a recolha e registo dos dados, bem como a sua conservação e utilização, cumprem normas específicas e que devem ser cumpridas, para proteção do titular desses dados e também da entidade ou pessoa que os solicita.
Regulamentos de proteção de dados em Portugal
O Parlamento Europeu emitiu o Regulamento (UE) 2016/679, que viria uniformizar a lei de proteção de dados na Europa, estabelecendo regras para o tratamento de dados pessoais por pessoas ou organizações na União Europeia.
O diploma vigente em Portugal, correspondente ao novo regulamento geral da proteção de dados – RGPD – viria substituir a antiga lei (Lei 67/98 de 26 de outubro), em maio de 2018.
Em solo nacional, o controlo da proteção de dados cabe à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), sendo esta a autoridade reguladora que, de forma independente, controla e fiscaliza as questões relacionadas com a lei, de forma a defender os direitos, garantias e liberdades dos cidadãos quanto ao uso dos seus dados.
Por ser aplicável a todos os setores que impliquem a recolha de dados, incluindo o alojamento de férias, torna-se importante que os proprietários de espaços de alojamento local, incluindo aqueles que anunciam num portal de alojamento de férias como a Holidu, fiquem atentos às regras e potenciais alterações, consultando a informação mais recente no site da Comissão Nacional de Proteção de Dados e/ou no site da União Europeia.
As melhores práticas para os proprietários de alugueres para férias
Enquanto proprietário de um arrendamento para férias, sabe que existem dados cruciais para que um hóspede possa fazer a sua reserva. Nome, informação de morada fiscal e número de identificação pessoal e fiscal são requisitos comuns, sendo que, a estes, podem acrescer outros, como a data de nascimento e equivalentes, em plataformas específicas.
Seja por via de um website de aluguer ou não, o proprietário deve ter em mente que todas as informações pessoais dos hóspedes correspondem a dados sensíveis e que estão protegidos pelo RGPD, que já mencionámos, devendo haver um cuidado extremo com a sua recolha e tratamento.
O RGPD é claro quanto às exigências legais em matéria de privacidade, obrigando os proprietários de alojamento local (como pessoas e empresas de outros setores) a:
- Prestar informação aos hóspedes sobre qual será o uso dos dados recolhidos, o seu prazo de conservação e os seus direitos legais neste âmbito;
- Uma recolha segura dos dados e uma posterior utilização exclusiva para os fins a que se destinam;
- Permissão de acesso, ao titular dos dados, a todo o tipo de dado pessoal que esteja na posse do proprietário, assim como acesso ao histórico de quaisquer ações que tenham sido efetuadas com recurso aos mesmos.
Como proteger informações sensíveis e garantir o cumprimento dos regulamentos
Para salvaguardar os dados dos clientes e garantir um procedimento legalmente correto, nada melhor do que confiar em plataformas seguras e onde os proprietários deverão ter a política de privacidade clara e conforme o regulamento vigente, como podemos ver nas nossas políticas de privacidade na Holidu.
Aspetos importantes a considerar, e que encontra neste website, seriam:
- Manter-se atualizado quanto às leis vigentes em Portugal e na Europa no que diz respeito à proteção dos dados pessoais;
- Criar um documento transparente e direto sobre a Política de Privacidade, onde estejam referidos os usos e tempo de armazenamento da recolha dos dados;
- Uso de um software atualizado e com sistemas de proteção avançada contra ataques cibernéticos e realização frequente de testes de vulnerabilidade para garantir a segurança do sistema;
- Criação de planos de contingência em casos limite, nos quais seja alvo de ataques online, com intenção maliciosa;
- Contratação de equipas especializadas, que ajudem a reduzir os riscos relacionados com o tratamento de dados.
Em suma
Tratando-se de uma atividade onde o fornecimento de dados pessoais acontece, o aluguer de um apartamento de férias está sujeito aos termos legais estipulados pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados.
Desta forma, os proprietários devem, por lei, apresentar informações sobre quais os dados recolhidos, quais os usos previstos e qual o tempo de armazenamento dos mesmos; devendo ainda garantir que utilizam sistemas atualizados e com um software seguro, para evitar a perda ou roubo de informação sensível.
Anunciar a casa de férias em plataformas como a Holidu constitui uma salvaguarda para o proprietário, já que as reservas e pagamentos efetuados por esta via contam com uma Política de Privacidade implementada mediante as normas legais europeias, sendo também as que regem o quadro legal português.