Dossier de informação para hóspedes
O que deve constar no dossier do hóspede?
Maio 2024
O que costumam fazer os viajantes depois de se registarem num alojamento de férias? Consultam a pasta do hóspede para obter informações pormenorizadas sobre o alojamento e a área local.
A pasta do hóspede, também conhecida como pasta de informações, é uma das coisas mais úteis que pode fornecer aos seus clientes. Com esfa pasta bem preparada, garante, enquanto anfitrião, que os novos hóspedes se sintam imediatamente em casa.
Mas que conteúdos devem ser incluídos, como torná-la atrativa e fácil de navegar? Responderemos a estas e outras questões neste artigo.
O que não deve faltar no dossier do hóspede
Para evitar que o dossier de informação se transforme num longo volume, o principal objetivo é fornecer aos seus hóspedes informações interessantes, úteis e práticas sobre a sua propriedade de férias e a região.
Por conseguinte, deve ser dividida em secções separadas e úteis. Desta forma, mantém-se organizado e as informações são facilmente acessíveis aos seus hóspedes. O que não pode faltar numa pasta de hóspede perfeita:
1. Dê as boas-vindas aos seus hóspedes
Utilize o dossier para saudar os seus hóspedes e dar-lhes as boas-vindas ao seu alojamento de férias. Especialmente se não puder cumprimentar pessoalmente os seus hóspedes à chegada, uma mensagem de boas-vindas é uma boa forma de estabelecer uma ligação pessoal com os seus hóspedes.
2. Informações sobre o alojamento de férias
Mesmo que os seus hóspedes de férias tenham passado muitas vezes as suas férias num aluguer de férias: cada alojamento é único, tem instalações diferentes e é, portanto, algo completamente novo para os seus hóspedes.
Nesta secção, deve enumerar as regras e peculiaridades do seu alojamento que devem ser observadas. Isto inclui especialmente as regras e regulamentos da casa, as políticas de aluguer e instruções claras sobre o funcionamento de certas coisas no seu alojamento de férias.
Existem regras específicas que devem ser seguidas no alojamento?
- Há alguma coisa especial a ter em conta na cozinha ou na casa de banho?
- Quando e onde deve ser depositado o lixo e onde se encontra o contentor de reciclagem de vidro mais próximo?
- São permitidos animais de estimação no alojamento?
- É permitido fumar no alojamento?
3. Utilização de WLAN, televisão, máquina de lavar roupa e muito mais
O acesso à Internet sem fios é uma das coisas mais importantes para os hóspedes de férias. Por isso, explique de forma breve e simples na sua pasta de hóspede como se pode ligar à WLAN do seu alojamento.
Explique também como funciona a televisão e o controlo remoto. Isto inclui também uma visão geral dos canais de televisão disponíveis.
Outras informações importantes nesta secção incluem instruções e informações sobre:
- Códigos de acesso
- Ligação à Netflix
- Códigos de segurança
- Ligação à Internet
- Aquecimento e termóstatos
- Utilização de eletrodomésticos de cozinha, máquina de lavar roupa, máquina de secar roupa…
- Utilização de churrasco, lareira, piscina, banheira de hidromassagem, sauna…
Se a sua propriedade de férias também tiver de instalações “inteligentes”, deve também fornecer informações úteis sobre as mesmas na pasta do hóspede ou dar uma explicação pessoal aos hóspedes à chegada.
4. Restaurantes, bares e lojas na zona
Normalmente, os hóspedes gostam de saber onde podem encontrar as atrações mais próximas. Para além de uma visão geral dos restaurantes e bares, uma lista das opções de compras nas proximidades também é útil – por exemplo, supermercados, padarias, lojas de produtos biológicos, serviços de entrega, mercados semanais ou centros comerciais.
Também é importante saber onde se encontra a estação de serviço, o ponto de carregamento de veículos elétricos ou o multibanco mais próximos.
5. Atividades e ideias de lazer
Alguns hóspedes pesquisam as atividades e os locais que querem visitar na região antes das férias. Outros hóspedes vão ao sabor da corrente e decidem espontaneamente no local o que lhes apetece fazer.
No entanto, especialmente as famílias com crianças apreciam dicas úteis – e como proprietário ou senhoria, certamente conhece melhor a sua própria região. Por exemplo, pode escrever uma lista das 10 melhores atividades preferidas. Ou pode criar um pequeno catálogo com as rotas mais populares para caminhadas e ciclismo, miradouros e praias na região do seu aluguer de férias.
Utilize esta secção da pasta do hóspede para obter uma visão geral das ideias de lazer. Podem ser dicas para uma viagem de um dia a cidades próximas, atividades desportivas, parques de animais e de lazer, bem como outros destinos adequados para crianças.
Talvez também tenha alguns folhetos ou guias que inclua na pasta do hóspede. E talvez até coopere com algumas empresas locais cujas atividades de lazer possa oferecer aos seus hóspedes.
6. Eventos especiais na região
Um ponto alto para os hóspedes de férias são os eventos especiais que se repetem anualmente – e alguns hóspedes até viajam especificamente para estes. Certamente que também existem eventos especiais na região do seu alojamento de férias para festivais ou feriados públicos. Por isso, pode acrescentar à sua pasta de hóspedes uma espécie de calendário de eventos com informações sobre os eventos mais populares.
7. Mapa da região
Para dar aos seus hóspedes uma orientação aproximada do local e dos arredores, é útil um mapa geral com uma secção da região e do alojamento marcado.
8. Números de telefone e contactos de emergência
Durante as férias, os hóspedes não dispõem de todos os recursos que normalmente têm em casa. É por isso que os hóspedes se sentirão especialmente seguros consigo como anfitrião se souberem que está a pensar na sua segurança.
Nesta da pasta do hóspede, para além dos seus dados pessoais de contacto, deve também incluir uma lista de números de emergência importantes, tais como de farmácias, médicos e hospitais, bem como de veterinários, caso os seus hóspedes cheguem com animais de estimação.
9. Transportes públicos
- Ajude os seus hóspedes a explorar a zona. Nesta secção da pasta do hóspede, pode fornecer horários de autocarros, contactos e outras informações úteis, tais como
- Rotas e horários dos autocarros
- Serviços de táxi e de transporte
- Aluguer de automóveis
- Estações de comboio e aeroportos
- Mapas da área local e da cidade
10. Chegada e partida
Se pretender enviar o dossier do hóspede como ficheiro PDF por correio eletrónico para os futuros hóspedes antes da sua chegada, certifique-se de que inclui informações sobre a chegada e a partida. Inclua o seu endereço completo com coordenadas e direções a partir da estação de comboios ou do aeroporto mais próximo.
Informe também os seus convidados de férias se e onde há estacionamento disponível, se os convidados chegarem de carro.
Além disso, deve mencionar novamente as horas de chegada e de partida. Explique também como será feita a entrega das chaves e se existem regras específicas para o check-in e o check-out.
O tom correto é muito importante
Uma pasta de hóspede não serve apenas para transmitir informações, mas também para evocar sentimentos. Por isso, certifique-se sempre de que utiliza um tom amigável – isto é especialmente importante na área das regras da casa. Por isso, evite palavras como “deve”, “tem de” ou “proíbe”.
Conceção visual do dossier do hóspede
O design da pasta do hóspede também desempenha um papel importante e deve sempre corresponder ao ambiente do seu alojamento. Cabe-lhe a si decidir se opta por uma pasta encadernada ou por uma pasta de arquivo. A pasta tem a vantagem de poder trocar rapidamente as folhas individuais. No entanto, a pasta encadernada tem um aspeto mais elegante.
O estado do dossier é crucial. Por conseguinte, verifique regularmente a pasta de convidados e substitua as páginas gastas e esfarrapadas.
Conclusão
Os hóspedes apreciam encontrar informações sobre o alojamento de férias e a região de forma rápida e fácil no local. Por conseguinte, uma pasta de hóspedes bem equipada é provavelmente uma das coisas mais úteis que pode oferecer aos seus hóspedes.
Para além do conteúdo da pasta do hóspede, o design e a abordagem são também cruciais.
O mais importante é organizar claramente a informação na pasta do convidado em diferentes secções. Com um índice após a capa ou marcadores de secção correspondentes, os seus convidados podem encontrar mais rapidamente os conteúdos individuais.
Recomenda-se que sejam acrescentadas algumas páginas em branco no final da pasta do convidado. Nestas, os seus convidados podem deixar elogios, críticas, desejos e sugestões. Com esta informação valiosa, pode melhorar o seu alojamento de férias e, assim, aumentar a satisfação dos seus hóspedes. Isto resultará em mais críticas positivas, o que, por sua vez, aumentará a ocupação do seu alojamento.