Como criar uma fatura de alojamento de férias

Maio 2024

No momento de alugar um apartamento de férias o anfitrião deve saber que, em Portugal, criar uma fatura é obrigatório. Mesmo que esteja a aproveitar o apoio de um portal de alojamento de férias como a Holidu deve emitir uma fatura em nome do(s) hóspede(s), considerando os valores relativos à sua estadia, as taxas legais e os dados fundamentais a incluir.

Ao longo deste guia prático iremos indicar-lhe tudo o que deve saber sobre a criação das faturas, para que saiba onde criá-las e como o fazer de forma precisa, clara e conforme os termos legais vigentes. Iremos ainda listar a informação básica que deve incluir neste documento, para conseguir criar faturas legalmente válidas. Assim, poderá anunciar a casa de férias sem ter dúvidas sobre este tópico.

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Emitir fatura: um requisito legal no aluguer de casas de férias

Para que arrendar a sua casa de férias esteja dentro dos trâmites legais portugueses, o proprietário do espaço de alojamento deve emitir uma fatura simplificada ou fatura-recibo em todas as prestações de serviço efetuadas. O documento será emitido em nome do hóspede e não da empresa que gere o website de alojamento de férias por via da qual obteve a reserva e o pagamento.

Estas faturas podem ser emitidas no Portal das Finanças ou num programa de faturação externo, sendo que neste último caso, principalmente para os proprietários em regime de contabilidade organizada, é essencial que o mesmo esteja certificado pela Autoridade Tributária (AT). No caso de não utilizar o Portal das Finanças para criar a fatura é obrigatória a comunicação mensal dos ganhos referentes às faturas emitidas externamente, sendo que esta comunicação deverá ser feita até ao dia 12 do mês que sucede a emissão do referido documento.

O número de identificação fiscal (NIF) do hóspede deverá constar da fatura, salvo se estiver a emitir fatura de aluguer de casa de férias entre particulares e o adquirente não o solicitar.

Vale a pena referir que no documento deve ser apresentado o valor total do serviço prestado. Isto inclui as taxas cobradas pelo operador de gestão (a Holidu, por exemplo), embora o valor da comissão não deva ser destacado do valor total. Taxas adicionais, como taxas de alojamento ou de limpeza, também devem constar na fatura.

Passo a passo do registo de arrendamento de férias em Portugal

Passo 1: Comunicação prévia e cedência de informações

O licenciamento de uma propriedade como casa de alojamento de férias é um processo que, como já vimos, se inicia com a comunicação prévia da intenção ao município.

Para realizar esta comunicação, precisará de apresentar um conjunto de documentos e formulários requeridos. Para isto, deverá aceder ao Balcão Único Eletrónico por via digital ou dirigir-se ao atendimento municipal, caso prefira fazer este processo presencialmente e ter alguma ajuda no preenchimento dos formulários suprarreferidos.

No que diz respeito aos valores cobrados ao longo do processo, estima-se que cada pedido tenha um custo de 124,73€, ao qual acresce 5,67€ no caso de optar pelo atendimento presencial. Informar-se sobre o valor no momento do registo, ainda assim, é importante, já que estes costumam ser atualizados anualmente.

Formulário e informações a conceder

No formulário que lhe será solicitado que preencha precisará de ceder algumas informações pessoais e relativas ao alojamento. Precisará, por isso, de ter consigo informações relativas a:

• identificação da pessoa que irá explorar o alojamento de férias;
• morada fiscal do titular da exploração da propriedade;
• nome selecionado e morada da habitação a explorar;
• modalidade do AL (moradia, apartamento, estabelecimento de hospedagem, quartos), caraterísticas do imóvel e sua capacidade (número de quartos, camas e utentes);
• data prevista para abertura do estabelecimento aos hóspedes;
• Informação e contactos relevantes para contacto em caso de emergência.

Passo 2: Documentação necessária para o registo

Uma vez preenchido o formulário de comunicação prévia, deve considerar que a sua entrega deve fazer-se acompanhar, tanto online quanto presencialmente, por alguns documentos essenciais. São eles:

• cópia do documento de identificação da pessoa que irá explorar o alojamento de férias (ou código de acesso à certidão permanente do registo comercial, caso o titular seja pessoa coletiva);
• termo de responsabilidade relativo à idoneidade da fração autónoma ou edifício em questão;
• cópia da caderneta predial;
• cópia da declaração de início (ou alteração) de atividade da Autoridade Tributária e Aduaneira.
• ata da assembleia de condóminos com autorização para a exploração da habitação (no caso de hostels ou apartamentos).

Passo 3: Submissão do pedido

Depois de preenchidos e de anexados os documentos essenciais, o formulário poderá ser entregue na plataforma do Balcão Único Eletrónico ou na câmara municipal do município referente ao pedido.

Deve considerar as restrições de localidades acima mencionadas, bem como outras razões que podem levar à oposição face ao pedido, incluindo a incorreta comunicação com prazo, a violação de restrições gerais ou temporárias ou a ausência de autorização por parte do edifício em questão.

A oposição ao pedido deverá acontecer nos 10 dias úteis que seguem a solicitação e, se tal não suceder, receberá, então, o número de registo que dará seguimento ao processo de criação do seu alojamento de férias

Passo 4: Vistorias e prazos a cumprir

Contanto que toda a informação e documentação estejam corretas e que nenhuma restrição se aplique de acordo com o estipulado no Decreto-Lei n.º 128/2014, de 29 de agosto, o município concederá um número de registo de AL à sua habitação, passando a poder integrá-la num portal de alojamento de férias, para usufruir das vantagens de marcas de renome como a Holidu e começar a receber os hóspedes no seu espaço, sendo que o número deste registo deverá estar identificado nas plataformas e anúncios relativos à habitação.

Deve considerar que uma vistoria deverá ser levada a cabo pela câmara municipal nos 30 dias que sucedem a comunicação prévia que entregou. Esta vistoria garante que toda a informação fornecida está correta e que todas as normas e requisitos estão em concordância com a lei vigente. Será necessário que tenha particular atenção ao cumprimento das normas de segurança legalmente exigidas.

Apoio a emitir fatura de aluguer de casa de férias

Inúmeras plataformas oferecem serviços de emissão de faturas usando software próprio. Usualmente, este tipo de programa é muito intuitivo e apresenta-lhe de imediato todos os pontos essenciais de preenchimento. Ainda assim, por serem programas abrangentes, deve ter conhecimentos sobre os elementos legalmente exigidos aos anfitriões de casas de férias quando passam faturas aos seus hóspedes. Deixamos alguns pontos que deve recordar, embora seja conveniente que procure a ajuda da plataforma que utiliza no caso de ter dúvidas sobre como preencher a fatura naquele software específico. Lembre-se ainda de que é importante que o programa de faturação utilizado seja reconhecido pela AT. Estes são alguns pontos a recordar:

• A fatura será emitida em nome do hóspede e não da plataforma que intermediou a reserva e respetivo pagamento. Inclua o NIF do hóspede a quem o serviço foi prestado. No caso de um hóspede estrangeiro, identifique o país de origem e o número de passaporte do hóspede.
• A fatura é relativa ao valor total, incluindo todas as taxas extra de alojamento devidamente destacadas. Excluem-se as comissões da entidade intermediária (como a Holidu, por exemplo), que não devem ser destacadas na fatura.
• O preenchimento desta fatura obriga o proprietário a entregar a declaração Modelo 30 (relativo a Comissões ou Prestação de Serviço a não residentes) até ao fim do segundo mês seguinte ao do pagamento das comissões ou taxas. Isto terá que ser feito quer faça ou não retenção na fonte.
• Faça a descrição detalhada do serviço prestado. Inclua a morada do alojamento de férias e o período de alojamento.
• Verifique se está isento de IVA. Se não estiver, deverá faturar os serviços cobrando o IVA à taxa reduzida e de enviar a referente declaração periódica dentro do prazo legalmente estipulado. Atente que o valor do IVA varia do continente para as ilhas.

Um guia prático para criar uma fatura de alojamento de férias, passo a passo

A emissão de uma fatura-recibo é bastante simples, se o fizer diretamente no Portal das Finanças, dando à AT acesso direto à informação.

Deixamos um breve passo a passo para o ajudar a preencher esta fatura.

Passo 1: Entre no site do Portal das Finanças

Aceda ao <a href=”https://www.portaldasfinancas.gov.pt/at/html/index.html”>Portal das Finanças</a> e clique em “iniciar sessão”. Entre com o seu NIF e palavra-passe ou por via da autenticação GOV.PT.

Se ainda não tiver dados de acesso, deverá solicitá-los como novo utilizador. A password solicitada será entregue no prazo de 10 dias úteis na sua morada fiscal.

Passo 2: Selecione o tipo de fatura a emitir

Procure o separador do lado esquerdo do ecrã e clique em “todos os serviços”, descendo depois até onde se lê “Recibos Verdes, Faturas e Recibos Verdes”. Selecione a opção “Emitir”.

Aqui, poderá emitir uma fatura ou uma fatura-recibo, ou simplesmente um recibo, caso já tenha emitido a fatura correspondente.

Passo 3: Preencha a fatura

Selecione a data da prestação de serviço e o tipo de fatura a emitir. Surgirá uma versão não preenchida da fatura, com espaços designados para preencher com a informação relevante. Os seus dados pessoais deverão estar automaticamente preenchidos.

Considere o valor pago pelos hóspedes e a atividade correspondente ao serviço (usualmente CAE 55201 ou 55204 para espaços de arrendamento de férias).

Elementos e informações a constar da fatura

Considere que os seguintes elementos devem constar da fatura:

• Descrição do serviço prestado. Pode usar a seguinte estrutura como modelo: “Serviços de alojamento em casa mobilada para hóspedes, entre as datas de (data de início da estadia) a (data de fim da estadia), no (número de AL), sito na morada (morada do seu alojamento de férias).
• NIF do hóspede ou identificação do passaporte e país de origem, caso este seja estrangeiro.
• Valor total do pagamento (incluindo o número de noites e as taxas associadas).
• Taxa de IVA a 6% em Portugal Continental, 5% na Madeira e 4% nos Açores, salvo em caso de isenção.
• Exceto se estiver em regime de exceção (por acordos de eliminação de dupla tributação comprovados pelo formulário das finanças 21-RFI válido), a retenção na fonte será obrigatória.
  

Passo 4: Consulta a fatura

No final, pode consultar as faturas emitidas clicando em “Consultar”, seguido de “Faturas e Recibos Verdes” e novamente “Consultar”.

Em suma

Passar uma fatura ao adquirente do serviço com o seu nome, o valor total do serviço e todas as taxas inerentes é obrigatório.

A fatura deve conter o IVA designado e fazer retenção na fonte, exceto nos casos abrangidos por isenção. A comunicação de faturas criadas em software externo e a entrega do Modelo 30 deve ser feita nos prazos designados.

Tenha em mente que, mesmo contando com o apoio da Holidu para reservas e pagamentos, passar fatura é uma obrigação fiscal do anfitrião, essencial para que todo o processo esteja em conformidade com a lei portuguesa.

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