Perguntas Frequentes (FAQs) - Funcionalidade de Check-in de Hóspedes

O que é a funcionalidade de check-in online que Holidu oferece?

A funcionalidade de check-in online oferecida pela Holidu permite que os anfitriões liguem as suas propriedades às autoridades locais da sua escolha. Uma vez estabelecida esta conexão, a Holidu transfere automaticamente os dados dos hóspedes para essas autoridades após o preenchimento do formulário de check-in online pelos hóspedes.

Por que é que o Holidu oferece uma funcionalidade de check-in online?

Na maioria dos mercados, por lei, os anfitriões têm de registar os hóspedes junto das autoridades locais.  Este é um processo em que os anfitriões geralmente precisam usar interfaces web antigas para inserir manualmente diversos dados sobre os seus hóspedes, como nomes, datas de nascimento, números de documentos de identificação, etc.  Para facilitar e acelerar a experiência de check-in tanto para anfitriões quanto para hóspedes, a Holidu desenvolveu uma solução que permite aos hóspedes preencher rapidamente um formulário de check-in online, que é então automaticamente enviado à polícia ou à autoridade local correta.

Por que é que esta solução é melhor e mais rápida tanto para mim como para os hóspedes?

Por um lado, os hóspedes não precisam de fornecer o seu BI ou passaporte aos anfitriões e não precisam de preencher manualmente um formulário de check-in. Podem preencher o formulário de check-in online de forma simples. O formulário de check-in online também oferece uma solução de “digitalização”, permitindo que os hóspedes preencham rapidamente o formulário digitalizando os seus documentos com o seu computador portátil, tablet ou telemóvel.

Por outro lado, os anfitriões não precisam de pedir documentos aos hóspedes e não precisam de os enviar às autoridades locais. O formulário e os documentos são enviados automaticamente para as autoridades na data do check-in.

Posso escolher a autoridade à qual a minha propriedade deve estar conectada?

Sim, os anfitriões podem conectar a sua propriedade à autoridade local da sua escolha.

Abaixo está uma tabela com as conexões disponíveis para cada país

• Espanha
  • Policía Nacional
  • Guardía Civil
  • Mossos d'Esquadra
  • Ertzaintza
  • SES.HOSPEDAJES
• Itália (em breve)
  • Italian State Police
  • Istats
• Portugal
  • Foreigners and Borders Service (SEF/SIBA)
• Alemanha
  • AVS

Como posso conectar a minha propriedade a uma autoridade?

Se estiver a utilizar a aplicação móvel, certifique-se de que tem a versão mais recente da aplicação.

1. Aceda à sua seção de “Conta” e clique no botão “Configurar” presente na secção de “Registo online dos hóspedes”.
2. Aqui verá a lista das suas propriedades. Clique no botão “Configurar” ao lado da propriedade que deseja conectar à polícia ou à autoridade.

3. Preencha o formulário, clique em “Ativar o envio automático à polícia”, selecione a autoridade/polícia a que pretende ligar o seu imóvel, adicione as suas credenciais e clique em “Ativar”

   

   4. Uma vez ativado, clique em “Guardar alterações” no final do formulário.

   5. Se não aparecer nenhuma mensagem de erro, isso significa que a sua propriedade está agora conectada à autoridade local de sua escolha.

   6. Pode agora fechar o formulário e verificar que a conexão com a polícia/autoridade de sua escolha está ativa.

A Holidu partilha algum dado do anfitrião com as autoridades para além dos dados/informações dos hóspedes?

Holidu apenas envia os dados dos hóspedes para as autoridades locais. Com a funcionalidade de check-in online, Holidu não está a enviar as informações sobre os seus rendimentos para as autoridades.

Posso preencher o formulário de check-in online para os meus hóspedes?

Sim, se quiser preencher os dados dos hóspedes para os hóspedes, é livre de o fazer.

Pode encontrar a ligação para o formulário de check-in online para os seus hóspedes no ecrã de detalhes da reserva (em “Formulário de check-in de hóspedes”):

Quando é que o formulário é enviado para as autoridades?

Às 23:00 da data de check-in. Certifique-se de que os dados dos hóspedes estão completos antes desse horário.

Em caso de problema, por favor, entre em contacto com o nosso suporte ao cliente.

Os colaboradores podem ativar as minhas propriedades e preencher os dados de check-in para os hóspedes?

Os colaboradores não têm acesso à funcionalidade de check-in online na secção da conta. Portanto, não podem ativar ou modificar a sua conexão de check-in online com uma autoridade local.

No entanto, na secção de “Reservas” da Holidu, eles têm acesso ao formulário de registo online que os hóspedes precisam de preencher. Assim, também podem preencher o formulário de check-in online para os hóspedes, se desejarem.

Como posso descarregar o meu livro de hóspedes?

1. Aceda à funcionalidade de check-in online.
2. Ao lado da propriedade para a qual deseja o livro de hóspedes, clique em “Detalhes”.
3. Na parte superior da janela que se abre, sob o nome da sua propriedade, clique no separador“Documentos”.
4.  Clique em “Gerar livro de visitas” e siga as instruções.

Esta funcionalidade aplica-se a todas as reservas ou apenas às reservas da Holidu?

Esta funcionalidade aplica-se a todas as reservas facilitadas pela Holidu, independentemente da plataforma onde os hóspedes realizaram a sua reserva. No entanto, reservas manuais, bloqueios manuais, bem como reservas externas sincronizadas via iCal ou outras integrações não são cobertas.

Teremos acesso aos dados dos hóspedes?

Nós apenas exibimos os nomes e idades dos hóspedes aos nossos anfitriões, não os números dos documentos, etc.

O que acontece se os hóspedes não fornecerem as informações?

Como anfitrião, pode sempre adicionar os dados dos hóspedes manualmente. Quando uma reserva aparece como um check-in próximo na tela inicial, poderá ver claramente para cada reserva se os hóspedes forneceram os dados. O estado dos dados dos hóspedes também é mostrado na página de detalhes de cada reserva.

Vou receber uma notificação de que os hóspedes registaram os dados corretamente?

Não enviamos uma notificação de que o hóspede forneceu os dados. No entanto, quando a reserva é exibida na seção “Check-ins & check-outs” na tela inicial, poderá ver claramente para cada reserva se os hóspedes forneceram os dados.

Preciso de pedir aos hóspedes algum dado adicional à chegada?

Se os hóspedes tiverem completado o formulário online antes da chegada, não precisa de inserir dados adicionais.

O que acontece se os hóspedes registarem os dados mas depois cancelarem a reserva?

Se os hóspedes cancelarem, os dados não serão reportados à autoridade policial.

E se a reserva for alterada depois dos hóspedes fornecerem os dados?

Se hóspedes adicionais forem adicionados à reserva, os dados destes hóspedes serão mostrados como “não fornecidos”.

Como funciona com reservas de última hora?

Para reservas de última hora, enviaremos aos hóspedes o link para que possam fornecer os seus dados por conta própria. Na secção “Check-ins & check-outs” na tela inicial, poderá ver para cada reserva, incluindo as de última hora, se os hóspedes forneceram todas as informações obrigatórias ou se algo está em falta.

O que acontece às reservas efetuadas antes de associar a minha conta polícia, mas com data de check-in no futuro?

Se os hóspedes não tiverem preenchido o nosso formulário de check-in normalizado que lhes enviámos imediatamente após a reserva, enviar-lhes-emos uma mensagem de lembrete alguns dias antes do check-in com a nova hiperligação.

Se os hóspedes tiverem preenchido o nosso formulário de check-in normalizado que lhes enviámos imediatamente após a reserva, não lhes enviaremos uma ligação para o segundo formulário. Para este tipo de reservas, pode sempre introduzir os dados dos hóspedes quando abrir a página de detalhes e depois seguir a ligação para o formulário de registo de hóspedes. Poderá ver no ecrã inicial, na secção “Check-ins & check-outs”, se os dados do hóspede estão completos ou se é necessário obter os dados em falta.

Quando é que o hóspede é notificado de que precisa fornecer os dados? Eles recebem lembretes?

Os hóspedes são notificados logo após a reserva ser efetuada. Enviamos-lhes um link para o formulário de registo por e-mail ou pelo serviço de mensagens do portal. Se não completarem o formulário 5 dias antes da chegada, enviamos um lembrete adicional.

E se o hóspede registar os dados, mas um campo estiver incorreto?

Caso note algum problema com os dados fornecidos pelo hóspede, por favor, entre em contacto com o nosso suporte ao cliente.